Le courriel efficace

Bien gérer son mail s’apprend. Non que ce soit très difficile en soi.

Vous obtenez un ou plusieurs comptes mail quelque part chez un fournisseur et l’ajoutez à vos cartes de visite.

Ensuite soit vous faites partie de ceux qui ont tous leurs mails dans la boite de réception, ou bien vous avez des répertoires – des sous-dossiers – pour trier vos mails et vous avez optimisé à fond pour communiquer au mieux. 😉

Je veux partager avec vous un texte de Nat Makarevitch, qui propose un très bon modèle d’organisation.

Son texte nous invite à prendre des bonnes habitudes avec les mails, que ce soit pour les échanges privés, ou quand on discute par mail sur des listes, des groupes d’amis, etc…

Voici ce texte: IT: using e-mail efficiently

Sous ne lisez pas l’anglais, voici une traduction maison rapide et approximative :

Creative Commons License
Ce travail est distribué sous licence Creative Commons Attribution 2.5 License.

IT: e-mail efficace
courrier électronique:

  • Désactivez tout avertissement de « nouveau message ». Ne pas lire l’email si vous faites autre chose (ne pas laisser un mail entrant interrompre votre travail, laisser le système de téléphonie se charger des messages urgents).
  • Lisez les e-mails de temps en temps (au moins 4 fois par jour, réglez une alarme).
  • Votre logiciel de messagerie doit être configuré de manière à vous présenter (ou vous permettre de retrouver immédiatement) des fils complets (les mails appartenant à une conversation donnée). Respecter toujours la méthode par fils, aussi, répondez à un message au lieu d’en créer un nouveau (tout nouveau message qui n’est pas une réponse à un autre nécessite de commencer un tout nouveau sujet).
  • Répondez immédiatement ou, si vous avez besoin de temps pour réfléchir ou chercher une information, ‘cochez’ (marquez) le message dans votre logiciel, de sorte à le garder en vue. Vous devez répondre, donc ne tardez pas, ne laissez pas les messages s’empiler.
  • Citez correctement: ne pas copier tout le message reçu, mais citez (après un ‘>’ placé au début de la ligne) un segment pertinent de celui-ci, puis rédigez votre réponse, puis faire la même chose pour le prochain.
  • Dans un message écrivez seulement sur un sujet. Par conséquent ne répondez pas à l’aide d’un message unique à plusieurs mails n’appartenant pas au même fil de discussion. Quand un fil de discussion sur un sujet donné s’allonge, vous pouvez créer un sous-sujet dédié à des messages en relation à ce seul sujet.
Utilisez votre environnement logiciel pour bénéficier de ses fonctionnalités
tri automatique

Configurez votre logiciel afin de lui faire trier tout le courrier entrant dans le dossier adéquat. Exemple: définir une règle de tout message avec un champ «Objet» contenant «Greenpeace» va dans le dossier nommé «Greenpeace»

Recherche de texte

Testez puis utilisez la fonction « recherche » votre logiciel (ou d’une extension)

Gestion des adresses et des signatures

réglez certains champs dans un nouveau message, en fonction du contexte. Par exemple un message créé dans votre dossier « macompagnie ‘aura un champ ‘From’ contenant ‘<monnom@macompagnie.com>» au lieu de l’habituel <monnom@mondomainepersonnel.com>.

Travail de tâches ménagères

Répondre par des messages pré-construits ou des modèles, en citant … Ne pas systématiquement taper au clavier (tout logiciel décent se charge de la plupart de ces tâches stupides).

  • Faites en sorte que les sujets confidentiels restent confidentiels et bénéficiez de messages scellés (preuve de l’origine et l’intégrité), donc le chiffrement, par exemple l’utilisation de GnuPG

 

Vous n’avez pas le temps pour ça ? Vous n’aimez pas la technique ? Quel que soit votre système de mails, Orditux Informatique est à votre disposition pour les optimiser. Contactez-nous !

Des captures d’écrans avec un logiciel simple et léger

Le meilleur, simple et léger, mon choix à la fois pour la vitesse et pour les fonctions principales dont j’ai besoin, se nomme «scrot». C’est un petit logiciel en ligne de commande.

scrot captures d'écran

captures d’écran en console

Puis un jour j’ai eu envie d’un peu plus de confort, sans sacrifier la légèreté. J’ai essayé des programmes graphiques comme gnome-screenshot, flameshot, ou shutter mais ils installent généralement un tas de dépendances, tout ça pour faire quelques captures d’écrans ici et là, je trouve que c’est trop, juste pour reproduire l’image d’une fenêtre, d’un écran ou d’une partie de l’écran.

Puis, j’ai trouvé une petite interface graphique qui utilise scrot. C’est gscreenshot, un petit projet en python hébergé sur Github. Je vous donne le lien : https://github.com/thenaterhood/gscreenshot

Ce que je devrais vous dire, côté technique

scrot est un logiciel de captures d’écran utilisant la bibliothèque imlib2. Il est présent dans les distributions GNU/Linux grand public. Il prend peu de place, et il est simple d’usage. Les commandes telles que “man scrot”, dans la console, ou “scrot -h” vous permettent de moduler facilement son usage grâce à une liste d’options simples à comprendre et appliquer (par exemple, “-c” pour compter, suivi de “-d” pour délai en secondes, vous permet de préparer votre fenêtre avant que la capture ne se déclanche).

gscreenshot vient avec les options les plus couramment utilisées en mode fenêtré, et il ne nécessite pas d’installer grand chose de plus pour fonctionner que scrot, et d’avoir python qui de base est déjà présent dans les distributions GNU/Linux dédiées aux postes clients.

interface graphique pour scrot

Interface graphique légère pour scrot

Gscreenshot n’est pas disponible directement pour Debian et les distributions dérivées, mais on le trouve disponible sous la forme d’un PKGBUILD pour Archlinux (script qui automatise la création d’un paquet et son installation) et en RPM (format de paquets pour les distributions dérivées de Redhat, comme Fedora, CentOS et d’autres – https://aur.archlinux.org/packages/?O=0&K=gscreenshot ou https://pkgs.org/download/gscreenshot).

Pour l’installer sous Ubuntu, Debian, etc. le paquet source téléchargeable sur la page Github du projet est fourni avec des scripts qui automatisent l’opération. Je vous propose de voir comment faire cela simplement.

Ce que dit le README.md sur Github

Prérequis

installé automatiquement par le script de configuration ou votre gestionnaire de paquets

Vos préférences pour faire des captures d’écrans. Vous avez besoin d’au moins un de ceux-ci

  • Scrot
  • ImageMagick
  • Imlib2_grab (la bibliothèque utilisée par Scrot)

Ces dépendances

  • Python 2.7 ou Python 3
  • python-pillow
  • python-gobject (parfois nommé “python-gi” ou “python3-gi”)
  • Setuptools

Optionels, mais recommandés

  • Slop (utilisé pour améliorer la sélection de fenêtre et de section d’écran)
  • Xclip (pour les fonctionnalités de copié de la ligne de commande)
  • xdg-open (pour ouvrir les captures dans votre visionneur d’images)

Prérequis de développement
Tout ce qui précède plus

  • Glade

Une fois l’archive téléchargée ou clonée, vous pouvez utiliser l’une de ces méthodes pour installer le programme:

“sudo pip install -e” (sans les guillemets, puis appuyez sur la touche « Entrée » du clavier). Si cela fonctionne chez vous, il installera automatiquement les dépendances.

“sudo python setup.py install” (sans les guillemets, puis appuyez sur la touche « Entrée » du clavier). Il n’installera par contre pas les dépendances.

$ sudo python setup.py install
running install
running build
running build_py
creating build
creating build/lib.linux-x86_64-2.7
creating build/lib.linux-x86_64-2.7/gscreenshot
copying src/gscreenshot/util.py -> build/lib.linux-x86_64-2.7/gscreenshot
copying src/gscreenshot/__init__.py -> build/lib.linux-x86_64-2.7/gscreenshot
creating build/lib.linux-x86_64-2.7/gscreenshot/frontend
copying src/gscreenshot/frontend/gtk.py -> build/lib.linux-x86_64-2.7/gscreenshot/frontend
(……)
writing manifest file 'src/gscreenshot.egg-info/SOURCES.txt'
Copying src/gscreenshot.egg-info to /usr/local/lib/python2.7/dist-packages/gscreenshot-2.12.0.egg-info
running install_scripts
Installing gscreenshot-cli script to /usr/local/bin
Installing gscreenshot script to /usr/local/bin
writing list of installed files to 'install.txt'

Voici à quoi cela ressemble pour cette seconde ligne de commande (la première retournait des erreurs, je n’ai pas pris le temps de faire des recherches…). Vous pouvez voir dans les dernières lignes la localisation du script exécutable, très classiquement sous “/usr/local/bin”.

Une fois installé, on trouve un lanceur dans la section Graphisme du menu des applications. Nous pouvons aussi paramétrer un raccourci clavier depuis notre méthode préférée, celle prévue dans notre environnement de bureau habituel.

Si vous décidez de l’essayer, dites-moi en commentaire ce que vous pensez de ce petit programme ?

 

Savez-vous jongler avec les pdf ?

Rien de tel que PDF-Shuffler pour manipuler des fichiers PDF : séparer, joindre, ajouter des pages, supprimer et en modifier l’ordre pour créer le document final dont vous avez besoin.

Vous pouvez en retrouver la description dans l’annuaire du libre sur framsoft: https://framalibre.org/content/pdf-shuffler

où vous pourrez lire qu’il est disponible uniquement pour les systèmes GNU/Linux.

Dernièrement, il ne permettait plus de s’ouvrir depuis un ou plusieurs fichiers par le clic-droit «Ouvrir avec > PDF-Shuffler». Pour résoudre cela, la solution est simplissime. Ouvrer le fichier pdfshuffler.desktop situé sous /usr/share/applications, avec votre éditeur de textes préférés. Modifiez-le comme suit:

[Desktop Entry]
Version=1.0
Name=PDF-Shuffler
Comment=PDF Merging, Rearranging, Splitting, Rotating and Cropping
Comment[es]=Mezcle, reordene, divida, rote y recorte documentos PDF
Comment[sk]=Grafický nástroj na manipuláciu s PDF
Type=Application
#Exec=pdfshuffler %U
Exec=pdfshuffler %F
Icon=pdfshuffler
MimeType=application/pdf;
Categories=Office;
Terminal=false
StartupNotify=false

Vous voyez une ligne commençant par Exec, avec un signe # devant : cette ligne est commentée (grâce à l’ajout de ce signe dièse au début de la ligne) afin de la désactiver, et elle est remplacée juste dessous par Exec=pdfshuffler %F

Il ne reste plus qu’à l’enregistrer dans votre répertoire personnel, sous le dossier .local/share/applications.

Et le tour est joué, PDF-Shuffler ouvrira à nouveau les fichiers depuis le clic-droit sur l’icône des fichiers pdf souhaités (à raison d’un ou plusieurs fichiers à la fois).

 

Orthographe en anglais pour mails sous Linux

J’avais perdu mon dictionnaire. J’ai sans doute trop nettoyé lors de suppression de programmes il y a quelques temps (utilisant Synaptic, mon outil graphique préféré pour gérer les paquets).

J’ai donc réinstallé le dictionnaire d’anglais, afin de pouvoir vérifier l’orthographe des quelques mails que je rédige parfois en anglais.

Voici les paquets choisis pour cela.

sudo apt install artha aspell-en wordnet-sense-index

Dictionnaire anglais

En premier, on voit le paquet “artha”, qui est le dictionnaire principal. Le gestionnaire de paquets propose une suggestion, le paquet “aspell-en” et une recommandation, le paquet “wordnet-sense-index”. Je me dis que c’est sûrement très bien aussi j’installe les trois : “ sudo apt install artha aspell-en wordnet-sense-index “ (j’ai utilisé “apt-get” par habitude, “apt” aurait été suffisant).

Si vous voulez vérifier ce qu’apportent ces programmes supplémentaires, vous pouvez utiliser la commande  » apt-cache show <nom_du_paquet> ”.