Le courriel efficace

Bien gérer son mail s’apprend. Non que ce soit très difficile en soi.

Vous obtenez un ou plusieurs comptes mail quelque part chez un fournisseur et l’ajoutez à vos cartes de visite.

Ensuite soit vous faites partie de ceux qui ont tous leurs mails dans la boite de réception, ou bien vous avez des répertoires – des sous-dossiers – pour trier vos mails et vous avez optimisé à fond pour communiquer au mieux. 😉

Je veux partager avec vous un texte de Nat Makarevitch, qui propose un très bon modèle d’organisation.

Son texte nous invite à prendre des bonnes habitudes avec les mails, que ce soit pour les échanges privés, ou quand on discute par mail sur des listes, des groupes d’amis, etc…

Voici ce texte: IT: using e-mail efficiently

Sous ne lisez pas l’anglais, voici une traduction maison rapide et approximative :

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IT: e-mail efficace
courrier électronique:

  • Désactivez tout avertissement de « nouveau message ». Ne pas lire l’email si vous faites autre chose (ne pas laisser un mail entrant interrompre votre travail, laisser le système de téléphonie se charger des messages urgents).
  • Lisez les e-mails de temps en temps (au moins 4 fois par jour, réglez une alarme).
  • Votre logiciel de messagerie doit être configuré de manière à vous présenter (ou vous permettre de retrouver immédiatement) des fils complets (les mails appartenant à une conversation donnée). Respecter toujours la méthode par fils, aussi, répondez à un message au lieu d’en créer un nouveau (tout nouveau message qui n’est pas une réponse à un autre nécessite de commencer un tout nouveau sujet).
  • Répondez immédiatement ou, si vous avez besoin de temps pour réfléchir ou chercher une information, ‘cochez’ (marquez) le message dans votre logiciel, de sorte à le garder en vue. Vous devez répondre, donc ne tardez pas, ne laissez pas les messages s’empiler.
  • Citez correctement: ne pas copier tout le message reçu, mais citez (après un ‘>’ placé au début de la ligne) un segment pertinent de celui-ci, puis rédigez votre réponse, puis faire la même chose pour le prochain.
  • Dans un message écrivez seulement sur un sujet. Par conséquent ne répondez pas à l’aide d’un message unique à plusieurs mails n’appartenant pas au même fil de discussion. Quand un fil de discussion sur un sujet donné s’allonge, vous pouvez créer un sous-sujet dédié à des messages en relation à ce seul sujet.
Utilisez votre environnement logiciel pour bénéficier de ses fonctionnalités
tri automatique

Configurez votre logiciel afin de lui faire trier tout le courrier entrant dans le dossier adéquat. Exemple: définir une règle de tout message avec un champ «Objet» contenant «Greenpeace» va dans le dossier nommé «Greenpeace»

Recherche de texte

Testez puis utilisez la fonction « recherche » votre logiciel (ou d’une extension)

Gestion des adresses et des signatures

réglez certains champs dans un nouveau message, en fonction du contexte. Par exemple un message créé dans votre dossier « macompagnie ‘aura un champ ‘From’ contenant ‘<monnom@macompagnie.com>» au lieu de l’habituel <monnom@mondomainepersonnel.com>.

Travail de tâches ménagères

Répondre par des messages pré-construits ou des modèles, en citant … Ne pas systématiquement taper au clavier (tout logiciel décent se charge de la plupart de ces tâches stupides).

  • Faites en sorte que les sujets confidentiels restent confidentiels et bénéficiez de messages scellés (preuve de l’origine et l’intégrité), donc le chiffrement, par exemple l’utilisation de GnuPG

 

Vous n’avez pas le temps pour ça ? Vous n’aimez pas la technique ? Quel que soit votre système de mails, Orditux Informatique est à votre disposition pour les optimiser. Contactez-nous !

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